메일함을 열었는데 읽지 않은 이메일이 잔뜩 쌓여 있나요? 하나씩 읽다 보면 정작 답장하거나 처리해야 할 일을 놓치기도 합니다.
이번에는 ChatGPT에게 중요 메일 찾기 → 핵심 요약 → 할 일 정리 → 답장 초안 작성을 맡겨봅니다. 오늘 완성할 결과물은 내가 처리해야 할 메일 목록과 검토 가능한 답장 초안입니다.
1. 중요한 메일부터 찾아보세요
영상에서는 이메일 계정을 연결한 뒤, 확인하거나 답장해야 할 메일을 찾아달라고 요청합니다.
“최근 받은 이메일 중에서 내가 확인하거나 답장해야 할 중요한 메일을 찾아줘.”
이메일을 연결하지 않은 경우에는 필요한 메일 내용을 붙여넣어 요약과 답장 초안 작성을 진행할 수 있습니다.
2. 요약과 할 일을 함께 요청하세요
긴 메일을 짧게 줄이는 것만으로는 부족합니다. 읽고 나서 무엇을 해야 하는지까지 알아야 실제 업무가 줄어듭니다.
“이 메일 내용을 짧게 정리해 줘. 그리고 내가 해야 할 일이 무엇인지 알려줘.”
발신자의 요청, 주요 일정, 내가 준비하거나 회신해야 할 내용을 살펴보세요. 마감일이 원문에 없다면 임의로 정하지 말고 “확인 필요”로 표시하도록 요청하면 좋습니다.
3. 답장 초안까지 만들어보세요
처리해야 할 내용을 파악했다면 답장 작성도 이어서 맡겨봅니다.
“이 메일에 정중하고 자연스러운 답장 초안을 작성해 줘. 너무 길지 않게 하고, 상대방의 요청에 대한 답변과 다음에 해야 할 일을 분명하게 넣어 줘. 내가 제공하지 않은 사실이나 약속은 만들지 말고 확인이 필요한 부분을 표시해 줘.”
초안을 읽으며 내 상황에 맞는 내용인지 확인합니다. 답변에 필요한 정보가 빠져 있다면 그 정보를 추가한 뒤 다시 작성하게 하세요.
4. 말투와 길이는 대화로 다듬으세요
처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다. 원하는 부분만 이어서 수정하면 됩니다.
- “조금 더 친근하게 바꿔줘.”
- “두 문단으로 줄여줘.”
- “영어로 작성해줘.”
- “이번 주 금요일까지 보내겠다는 내용을 추가해줘.”
날짜나 약속을 추가할 때는 실제로 지킬 수 있는 내용인지 먼저 확인하세요.
보내기 전에는 직접 확인하세요
답장 초안은 보내기 전에 반드시 검토해야 합니다. 특히 금액, 날짜, 계약 조건, 중요한 약속은 원본 메일과 대조하세요. 받는 사람과 첨부파일도 함께 확인합니다.
오늘 바로 해볼 미션
답장이 필요한 메일 한 통을 골라보세요. ChatGPT에게 핵심을 요약하게 하고, 내가 해야 할 일을 정리한 다음, 답장 초안까지 만들어보세요.
AI 활용은 반복하던 업무를 하나씩 맡기는 데서 시작합니다. 오늘은 메일 한 통으로 시작해보세요.
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